22 dicas para prazos eficazes
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22 dicas para prazos eficazes

A menos que você seja infinitamente rico ou preparado para acumular grandes dívidas, você precisa fazer um orçamento de sua receita. Definir limites sobre quanto você está disposto a gastar ajuda a controlar as despesas. Mas e quanto ao seu tempo? Você planeja seu tempo ou o gasta sem cuidado?

Os prazos são o equivalente cronológico de um orçamento. Ao reservar uma parte do tempo para concluir uma tarefa, meta ou projeto com antecedência, você evita gastos excessivos. Os prazos podem ser úteis, mas também podem ser uma fonte de frustração se definidos incorretamente. Aqui estão algumas dicas para fazer os prazos funcionarem:

  1. Use a Lei de Parkinson - A Lei de Parkinson afirma que as tarefas se expandem para preencher o tempo que lhes é concedido. Ao definir um prazo estrito com antecedência, você pode interromper essa expansão e se concentrar no que é mais importante.

  2. Timebox - Defina pequenos prazos de 60 a 90 minutos para trabalhar em um determinado tarefa. Depois que o tempo acabar, você termina. Isso diminui a procrastinação e força você a usar seu tempo com sabedoria.

  3. 80/20 - O Princípio de Pareto sugere que 80% do valor está contido em 20% da entrada. Aplique esta regra aos projetos para focar primeiro naqueles 20% críticos e preencher os outros 80% se ainda tiver tempo.

  4. Prazo do Projeto VS - Quanto mais flexível for o seu projeto, mais rigoroso será o seu prazo. Se uma tarefa tiver relativamente pouca flexibilidade para ser concluída, um prazo mais flexível o manterá são. Se a tarefa pode crescer facilmente, mantenha um prazo apertado para evitar desperdício.

  5. Divida-o - Qualquer prazo de um dia deve ser dividido em unidades menores. Prazos longos deixam de motivar se não forem aplicados a unidades gerenciáveis.

  6. Lei de Hofstadter - Basicamente, esta lei afirma que sempre leva mais tempo do que você pensa. Uma regra que ouvi no desenvolvimento de software é dobrar o tempo que você acha que precisa. Em seguida, adicione seis meses. Seja paciente e dê a si mesmo tempo suficiente para projetos complexos.

  7. Planejamento retroativo - defina o prazo primeiro e depois decida como você o fará. Essa abordagem é ótima quando as opções são abundantes e os projetos podem continuar indefinidamente.

  8. Protótipo - Se você está tentando algo novo, teste versões menores de um projeto para ajudá-lo a decidir sobre um prazo final. Escreva um e-book de 10 páginas antes de seu romance de 300 páginas ou tente aumentar sua receita em 10% antes de tentar dobrá-la.

  9. Encontre o elo fraco - descubra o que poderia arruinar seus planos e realizá-los primeiro. Saber o desconhecido pode ajudá-lo a formatar seus prazos.

  10. Sem prazos para robôs - os robôs podem trabalhar sem dormir, relaxar ou se distrair. Você não é um robô. Não agende seu prazo com a expectativa de poder trabalhar dezesseis horas por dia para concluí-lo. Deathmarches não são saudáveis.

  11. Obtenha feedback - Obtenha uma visão realista das pessoas que trabalham com você. Dar prazos impossíveis para contratados ou funcionários só criará ressentimento.

  12. Planejamento contínuo - se você usa um modelo de planejamento retroativo, precisa atualizar constantemente os planos para se adequar ao seu prazo. Isso significa fazer cortes, acréscimos ou refinamentos para que o projeto se encaixe no prazo esperado.

  13. Marcar excesso de bagagem - Identifique as áreas de uma tarefa ou projeto que serão ignoradas se o tempo passar baixo. Quais e-mails você terá que excluir se demorar muito para esvaziar sua caixa de entrada? Quais recursos seu produto não terá se você precisar de um acabamento rápido?

  14. Revisão - para prazos de mais de um mês, faça uma revisão semanal para acompanhar seu progresso. Isso o ajudará a identificar métodos que você pode usar para acelerar o trabalho e planejar com mais eficiência para o futuro.

  15. Encontre atalhos - Quase qualquer tarefa ou projeto possui atalhos que você pode usar para economizar tempo. Existe uma biblioteca predefinida que você pode usar em vez de construir suas próprias funções? Um autoresponder para responder a e-mails semelhantes? Um especialista a quem você pode ligar para ajudar a resolver um problema?

  16. Mudar e depois polir - Defina um prazo estrito para a conclusão básica e, em seguida, defina um prazo mais confortável para aprimorar e aprimorar posteriormente. Freqüentemente, desenvolver o básico de uma tarefa rapidamente não exigirá mais polimento depois do que fazê-lo lentamente.

  17. Lembretes - Publique lembretes de seus prazos em todos os lugares. Criar um senso de urgência com seus prazos é necessário para evitar que sejam deixados de lado por distrações.

  18. Planejamento futuro - Não mutuamente exclusivo com planejamento retroativo, envolve o planejamento dos detalhes de um projeto antes de definir um prazo. Excelente para obter clareza sobre o que você está tentando realizar antes de estabelecer limites de tempo arbitrários.

  19. Definir um cronômetro - obtenha um que emita um bipe. De alguma forma, a contagem regressiva de um cronômetro parece mais realista para uma caixa de tempo de noventa minutos do que apenas olhar para o relógio.

  20. Anote-os - Qualquer prazo acima de algumas horas precisa ser anotado . Caso contrário, é uma inclinação, não uma meta. Ter prazos escritos os torna mais tangíveis do que apenas decisões internas.

  21. Barato / Rápido / Bom - Ben Casnocha em My Start Up Life menciona que você só pode ter dois dos três . Escolha duas das dimensões baratas / rápidas / boas antes de iniciar um projeto para ajudá-lo a priorizar.

  22. Seja paciente - Usar um prazo pode parecer o completo oposto de paciência. Mas ser paciente com inflexível

    Foto em destaque: Estée Janssens via unsplash.com